Работа была разбросана по разным сервисам
Записи вели в YCLIENTS и DIKIDI, подтверждения и рассылки отправлял чат-бот, а подсказки для администраторов хранились ещё в одном сервисе.
Формула красотыСрез основной системы
Своя CRM — основная система Центра
После создания PWA перешли к работе в своей системе как в основной. Постепенно уходим от зависимостей YCLIENTS и проверяем ИИ-бота-ассистента на сценариях общения и записи клиентов.
Посмотреть план
Фокус срезаПроверяем ответы, действия в CRM и передачу диалога администратору
Главное
Система стала основным рабочим инструментом Центра после появления PWA. С последнего среза добавили лояльность, перенос начальных остатков из YCLIENTS без повторных визитов, кассу, финансовые отчёты и собственный API. У сотрудников появилось отдельное мобильное приложение, а кабинет ИИ-ассистента связан с CRM. Сейчас отлаживаем и тестируем бота; переход от зависимостей YCLIENTS продолжается.
Исходная задача
С какой задачей пришёл клиент
«Формула красоты» уже работала с YCLIENTS, DIKIDI и другими сервисами. Но чтобы провести клиента от первого сообщения до повторного визита, администраторам всё равно приходилось переключаться между несколькими системами.
Первые обращения могли ждать ответа
Администратор следил сразу за несколькими окнами и каналами. Пока он переключался между ними, клиент мог не дождаться ответа и уйти до записи.
Клиентская база требовала постоянного внимания
Напоминания, повторные визиты и заполнение свободного времени держались на внимательности администратора. Единого порядка работы с базой не было.
За каждый сервис приходилось платить отдельно
Подписок становилось больше, а повлиять на готовые продукты было трудно. Даже небольшую доработку приходилось долго обсуждать с поддержкой, и не всегда её можно было получить.
Знания приходилось передавать заново
Обучение администратора занимало время и стоило денег. Если сотрудник уходил, нового человека приходилось учить с нуля, а работа салона на это время замедлялась.
План работы
Основная CRM и PWA уже используются в работе. Доступ сотрудников, расчёты и собственные интеграции развиваются внутри нашей системы. Сейчас проверяем ИИ-бота-ассистента перед дальнейшим расширением его задач.
Основная CRM
Расписание, клиенты, визиты, продажи, оплаты и материалы — ежедневная работа Центра.
Рабочий доступ
Личные учётные записи, роли сотрудников и доступ к нужным рабочим разделам.
Переход на свою систему
После создания PWA система стала основной. Постепенно сокращаем зависимость от YCLIENTS.
PWA для клиентов
Самостоятельная запись с телефона с выбором услуг, специалиста и времени.
PWA для сотрудников
Личное расписание, календарь рабочего дня, доходы и уведомления о записях.
ИИ-бот-ассистент
Проверяем консультации, работу с записью в CRM и передачу вопросов администратору.
Развитие для сети
Расширение задач ассистента и перенос проверенных процессов на другие центры.
Что уже сделано
После августовского среза развили собственные расчёты и интеграции, добавили мобильное рабочее место сотрудников и связали кабинет ИИ-ассистента с CRM. Основные возможности бота реализованы; их поведение сейчас проверяем.
Основная система и онлайн-запись
CRM используется как основная система Центра. PWA для клиентов связывает самостоятельную запись с общим расписанием.
ИспользуетсяПриложение сотрудников
Отдельная PWA показывает рабочий день, записи, доходы и уведомления. Доступ настраивается по сотрудникам и ролям.
РеализованоЛояльность, касса и отчёты
Добавлены лояльность, касса и денежные поступления в отчёте. Начальные остатки из YCLIENTS переносятся без дублирования визитов.
ДобавленоСобственные интеграции
Публичный API открывает доступ к услугам, свободному времени, продажам и сообщениям с ограничениями доступа и уведомлениями об изменениях.
РеализованоКабинет ИИ-ассистента
В одном пространстве собраны диалоги, знания, инструкции и тестовый чат для настройки и проверки ответов бота.
СобраноСвязь бота с CRM
Интегрированы салонный ассистент и его рабочие инструменты. Переписка доступна в контексте записи клиента.
ИнтегрированоCRM учитывает особенности работы салона
CRM хранит услуги, длительность, стоимость, расписание и материалы. Система уже служит основой ежедневной работы Центра, а теперь на этих же данных проверяем действия ИИ-бота.
Запись Визит История Действие
Что делаем на этом этапе
Текущий этап — отладка и тестирование ИИ-бота-ассистента. Проверяем качество общения и результат каждого действия в CRM, одновременно учитывая обратную связь от ежедневной работы Центра.
От ответа бота до корректной записи
Клиент должен получить понятную консультацию и подходящее время, а администратор — увидеть запись и историю общения без повторных действий и расхождений.
Отлаживаем ответы
Проверяем ответы по услугам, ценам и правилам Центра, уточнение запроса клиента и поведение при нехватке информации.
Тестируем запись из диалога
Проходим подбор услуги, специалиста и времени, создание и изменение записи. Сверяем результат с календарём CRM.
Проверяем передачу администратору
Уточняем, когда бот должен привлечь сотрудника и какие сведения передать, чтобы клиенту не пришлось объяснять всё заново.
Проверяем повторные и сложные обращения
Тестируем продолжение диалога, повторные сообщения и нестандартные запросы. Следим, чтобы исправления не нарушали уже работающие сценарии.
ИИ-ассистент связан с нашей CRM
Кабинет и инструменты бота интегрированы с системой. Сейчас проверяем, как он использует данные и правила Центра в диалоге и когда передаёт задачу человеку.
Что будет дальше
Сначала завершаем проверку текущих сценариев бота. Затем расширяем его участие в общении с клиентами и продолжаем переносить рабочие процессы в свою систему.
Закрыть ошибки тестирования
Проверить исправления на повторяемых сценариях консультации, записи и передачи диалога администратору.
Расширить работу бота с клиентами
После проверки постепенно добавлять рабочие сценарии с контролем результата со стороны команды Центра.
Проверить персональные сообщения
Довести уведомления, напоминания и продолжение общения после визита с учётом согласий и истории клиента.
Продолжить уход от зависимостей YCLIENTS
Переносить оставшиеся рабочие процессы и интеграции в собственную систему, сверяя данные и привычные действия сотрудников.
Подготовить развитие для сети
После устойчивой работы ассистента определить настройки и порядок запуска в других центрах.
Что проверяем у ИИ-бота-ассистента
Проверка завершена, когда бот проходит согласованные сценарии без выдуманных сведений, ошибочных записей и потери контекста, а администратор может увидеть и проверить результат.
Ответы соответствуют услугам и правилам ЦентраСвободное время совпадает с календарём CRMПовторное сообщение не создаёт дубль записиИзменение записи корректно сохраняетсяАдминистратор получает контекст обращенияСложный вопрос передаётся человеку
Что остаётся за следующим этапом
Сейчас сосредоточены на надёжной работе бота и собственной системы Центра. Более широкие возможности развиваем после проверки текущих сценариев.
Нативные приложения для Android и iOSТелефония и голосовой ИИНовые каналы без проверенного сценария общенияЕдиный кабинет всей сетиНесколько складов и сложные закупкиПолноценная бухгалтерия и расчёт зарплатМассовое подключение других компаний